Whistleblowing

Che cos'è il Whistleblowing

Il whistleblowing è l'atto di segnalare o divulgare informazioni riservate o illegali riguardanti un'organizzazione. Solitamente, questo viene fatto per denunciare frodi, corruzione o altre pratiche illecite che possono arrecare danni a persone o alla società nel suo complesso. Questa pratica può essere un'importante forma di tutela degli interessi pubblici e della trasparenza aziendale.

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INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI
nell’ambito del sistema aziendale di gestione delle segnalazioni - whistleblowing

La società TROPS S.p.A. con sede legale Rubano (PD) in Via Manzoni n. 3/2, P.I. e C.F. 02576710285 è il Titolare del trattamento e può essere contata Tel. +39 049 8989900; E-mail: privacy@trops.it per avere informazioni e/o segnalare eventuali problemi.

Il Titolare del trattamento ha nominato quale Responsabile della Protezione di dati (DPO – Data Protection Officer) l’Avv. Enrico Sinigaglia con studio in Padova (PD), Via Rismondo n. 2/E i cui dati di contatto sono: Tel. 049 7985411 e-mail: dpo@trops.it

Nell’ambito del procedimento di acquisizione e gestione delle segnalazioni saranno trattati dati personali del soggetto segnalante, del soggetto segnalato e di altre categorie di interessati, quali persone coinvolte e/o collegate al processo di segnalazione e/o ai fatti oggetto della segnalazione medesima.
Tali informazioni potranno includere dati personali comuni (es. dati anagrafici, di contatto, dati relativi all’attività lavorativa dell’interessato, altri dati contenuti nella segnalazione e/o documentazione allegata o raccolta nel corso del processo di gestione della segnalazione, etc.) e, nei limiti in cui sia strettamente necessario al perseguimento della finalità di trattamento sotto descritta, dati personali appartenenti a categorie particolari di cui all’art. 9 del GDPR (es. dati relativi alla salute, all’appartenenza sindacale, dati idonei a rivelare origine razziale, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche dell’interessato, etc.) o dati relativi a condanne penali e reati di cui all’art. 10 del GDPR.

I dati personali saranno raccolti direttamente presso l’interessato o presso terzi, attraverso la segnalazione effettuata secondo gli strumenti messi a disposizione dalla Società, ovvero acquisiti nel corso del procedimento di gestione della segnalazione.

I dati personali verranno trattati per le seguenti finalità e nel rispetto delle basi giuridiche che meglio precisato. In particolare:
1. per la gestione della segnalazione e l’adozione dei provvedimenti conseguenti in adempimento a quanto previsto dalla Direttiva (UE) 23 ottobre 2019, n. 193 e della normativa nazionale di recepimento: il D.Lgs. 10 marzo 2023 n. 24. In tal caso la base giuridica del trattamento la necessità di adempiere agli obblighi imposti dalla normativa in materia di whistleblowing, (art. 6, par. 1, lett. c), art. 9 par. 2, lett. b) nonché art. 10 del GDPR).
Qualora fosse necessario rivelare l’identità del segnalante a soggetti diversi da quelli che gestiscono la procedura di segnalazione, il titolare del trattamento procederà a richiedere al segnalante medesimo un espresso e specifico consenso. I dati personali verranno trattati per il tempo strettamente necessario e verranno conservati per un periodo non superiore a 5 anni. Decorso tale termine, i dati saranno distrutti, cancellati o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup.

Il conferimento dei dati deve intendersi obbligatorio per lo svolgimento per dare seguito alle segnalazioni che dovessero pervenire e per poter perseguire le finalità come sopra identificate. Il rifiuto di fornire i dati non consente di instaurare o proseguire il rapporto di lavoro.

CATEGORIE DI SOGGETTI AI QUALI I DATI POSSONO ESSERE COMUNICATI O CHE POSSONO VENIRNE A CONOSCENZA IN QUALITÀ DI RESPONSABILI ESTERNI, DI SOGGETTI AUTORIZZATI E DI TITOLARI AUTONOMI
È esclusa la profilazione ed i dati non saranno diffusi. Per il perseguimento delle finalità sopra indicate, il Titolare del Trattamento potrà comunicare e far trattare i dati personali, in ambito nazionale, a soggetti terzi con i quali ha rapporti, e segnatamente:

Per quanto concerne i soggetti autorizzati al trattamento deve intendersi il soggetto Gestore della Segnalazione e, se del caso, i suoi collaboratori di volta in volta nominati per la singola segnalazione, i suoi dati potranno essere trattati da questi ultimo per il perseguimento delle finalità sopra indicate; il Responsabile del procedimento disciplinare;
I dati potranno essere trattati, per conto del titolare, da soggetti designati come responsabili del trattamento, fra cui, in particolare, la società di fornire servizi informatici, di sicurezza, ovvero studio professionali genericamente intesi che possono fornire consulenza o assistenza di qualsivoglia genere al Titolare del trattamento;
I dati possono essere comunicati a soggetti operanti in qualità di titolari del trattamento, fra i quali l’Autorità Nazionale Anti Corruzione, l’Autorità Giudiziaria, la Corte dei Conti ed altre eventuali autorità pubbliche coinvolte.

I dati personali non saranno oggetto di trasferimento verso Paesi non appartenenti all’Unione Europea.

Ricordiamo che è Sua facoltà esercitare i diritti stabiliti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento UE 2016/679, che consistono nelle prerogative di seguito elencate:
1. diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguarda e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e alle informazioni di cui all’art. 15, sulla finalità del trattamento, sulle categorie di dati personali in questione, sui destinatari a cui i dati sono stati o saranno comunicati; il periodo di conservazione dei dati; diritto di conoscere l'esistenza di un processo decisionale automatizzato;
2. diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, ha il diritto di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
3. diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali che La riguardano senza ingiustificato ritardo;
4. diritto di ottenere la limitazione del trattamento dei dati in caso di contestazione della correttezza dei dati, in caso di trattamento illecito, interesse al trattamento per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, opposizione al trattamento in attesa di verifica dell’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato;
5. essere informato in caso di rettifica o cancellazione dei dati personali o limitazione del trattamento effettuate a norma dell'articolo 16, dell'articolo 17, paragrafo 1, e dell'articolo 18, del Regolamento UE 2016/679, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato;
6. diritto alla portabilità dei dati personali che la riguardano, se applicabile;
7. opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento di dati personali che La riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere f) o f) compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni;
8. diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo, qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato;

L’elenco completo dei diritti dell’interessato è disponibile su Garante Privacy Si informano gli interessati che, ai sensi del citato art. 2-undecies del D.Lgs. 196/2003, i sopra menzionati diritti non potranno essere esercitati con richiesta alla Società o con reclamo di cui al par. i) che segue, quando dall’esercizio di tali diritti possa derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell’identità del segnalante. In tal caso, l’esercizio dei diritti sarà effettuabile conformemente alle disposizioni di legge o di Regolamento sulla protezione dei dati applicabili, anche tramite richiesta di accertamenti particolari all’Autorità Garante ai sensi dell’art. 160 del D.Lgs. 196/2003.

In ogni momento Lei ha diritto di esercitare i diritti di cui sopra inviando una mail al Titolare del Trattamento, con oggetto “RIF. PRIVACY”, all’indirizzo e-mail indicato nel paragrafo 1.

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Con il D. Lgs. 24/2023 il legislatore ha introdotto l’obbligo di istituire canali per la segnalazione di illecito o di una situazione di pericolo che possa arrecare danno all'azienda/ente, nonché a clienti, colleghi, cittadini, e qualunque altra categoria di soggetti. In sintesi, il D. Lgs 24/2023 prevede:

gli aspetti di tutela del soggetto che effettua una segnalazione;
gli obblighi della Società in termini di non discriminazione dei segnalanti e tutela della riservatezza degli stessi;
la necessità della presenza di uno o più canali che consentano ai soggetti segnalanti di presentare le segnalazioni garantendo la riservatezza dell’identità del segnalante;
il divieto di atti di ritorsione o discriminatori nei confronti del segnalante per motivi collegati alla segnalazione;
la necessità di prevedere nel sistema disciplinare sanzioni nei confronti di chi viola le misure di tutela del segnalante, nonché di chi effettua con dolo o colpa grave segnalazioni che si rivelano infondate.

Di seguito vengono individuati i principali riferimenti normativi

Riferimento	Descrizione
D. Lgs. 24/2023	Decreto Legislativo del 10 marzo 2023, n. 24. Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali.
Legge n. 179 del 2017	Legge del 30 novembre 2017, n. 179. Disposizioni per la tutela degli autori di segnalazioni di reati o irregolarità di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito di un rapporto di lavoro pubblico o privato
Direttiva (UE) 2019/1937	Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 23 ottobre 2019 riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.
D. Lgs. 231/01	Decreto Legislativo dell’8 giugno 2001, n. 231. Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica, a norma dell'articolo 11 della legge 29 settembre 2000, n. 300.
Regolamento UE 2016/679 (o “GDPR”)	Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati).
D. Lgs. 196/03	Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196. Codice in materia di protezione dei dati personali, recante disposizioni per l'adeguamento dell'ordinamento nazionale al regolamento (UE) n. 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE, e successive modifiche.

In forza di tale procedura che istituisce il canale Whistleblowing possono essere segnalati:

Violazioni di leggi e regolamenti;
Violazioni di provvedimenti delle Autorità;
Violazioni al D. Lgs. 231/01 e alle procedure aziendali;
Violazioni dei diritti umani;
Comportamenti che arrechino danno o pregiudizio, anche solo d’immagine alla Società.

Non saranno oggetto di trattazione e di segnalazione:

le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate;
le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell'Unione europea o nazionali indicati nella parte II dell'allegato del decreto 24/2023 ovvero da quelli nazionali che costituiscono attuazione degli atti dell'Unione europea indicati nella parte II dell'allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, seppur non indicati nella parte II dell'allegato al D. Lgs. 24/2023;
le segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell'Unione europea.

Le Segnalazioni verranno gestite da un soggetto debitamente nominato da parte della Società e che viene sin d’ora individuato come Ricevente o Gestore, nel rispetto della specifica nomina e del relativo Regolamento istitutivo. Il Gestore dovrà ricevere le Segnalazioni esclusivamente per il tramite degli strumenti messi a disposizione della Società. Nessun’altra modalità di Segnalazione sarà ritenuta valida. È data la facoltà al Segnalante di potersi far assistere nella presentazione della Segnalazione da un Facilitatore rispetto al quale verranno osservate le medesime misure di protezione previste per il Segnalante.

La Società potrebbe prendere in considerazione anche segnalazioni anonime, ove queste si presentino adeguatamente circostanziate, e rese con dovizia di particolari, siano cioè tali da far emergere fatti e situazioni relazionandoli a contesti determinati (es.: prove documentali, indicazione di nominativi o qualifiche particolari, menzione di uffici specifici, procedimenti o eventi particolari, ecc.). La segnalazione - anche quella non anonima - deve essere circostanziata e avere un grado di completezza ed esaustività più ampia possibile. Il segnalante è tenuto a fornire tutti gli elementi disponibili e utili a consentire ai soggetti competenti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, quali:
1. una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto della segnalazione; le circostanze di tempo e di luogo in cui sono stati commessi i fatti oggetto della segnalazione;
2. le generalità o altri elementi che consentano di identificare il/i soggetto/i che ha/hanno posto in essere i fatti segnalati (ad es. qualifica, sede di servizio in cui svolge l’attività);
3. gli eventuali documenti a supporto della segnalazione;
4. l’indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
5. ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.
Affinché una segnalazione sia circostanziata, tali requisiti non devono necessariamente essere rispettati contemporaneamente, in considerazione del fatto che il segnalante può non essere nella piena disponibilità di tutte le informazioni richieste. È indispensabile che gli elementi indicati siano conosciuti direttamente dal segnalante e non riportati o riferiti da altri soggetti.

Il processo di segnalazione si articola in 3 fasi differenti:
1. Ricezione delle Segnalazioni;
2. Fase Istruttoria;
3. Chiusura della Segnalazione.
Di seguito la descrizione delle singole fasi.

Le Segnalazioni possono giungere al Gestore per mezzo attraverso 2 modalità distinte:
1. In forma scritta, per il tramite di comunicazione scritta da inviare a mezzo di lettera raccomandata A.R.;
2. Attraverso un numero telefonico dedicato dove il Segnalante potrà lasciare un messaggio vocale;

Nel caso in cui il Segnalante intenda procedere con la segnalazione in forma scritta, questa, dovrà avvenire a mezzo di lettera raccomandata A.R. indirizzata all’Avv. Federica Negro in Padova (PD) – cap 35131 – Via Rismondo n. 2/E in busta sigillata inserendo nella comunicazione e sull’esterno della busta la dicitura RISERVATO/CONFIDENZIALE. La busta dovrà essere sigillata con nastro adesivo (anche trasparente) in modo tale che le possibili aperture non possano essere alterate. Il Gestore una volta ricevuta la comunicazione dovrà aprire la corrispondenza in luogo isolato e sarà suo onere e responsabilità quello di archiviare la corrispondenza in modo tale che non possa essere accessibile a nessuno. Il Gestore assegna al Segnalante uno specifico ID alfanumerico e procede a protocollare su un registro informatico e/o cartaceo gli estremi della segnalazione, in particolare:

Giorno e ora;
Soggetto segnalante, se noto;
Oggetto della segnalazione;
Descrizione e note;
Stato della segnalazione (da compilare ad ogni fase del processo, ad es. istruttoria preliminare, istruttoria e comunicazione delle evidenze emerse, archiviazione).

L’archiviazione potrà essere eseguita utilizzando strumenti quali cassette portavalori con chiusa a chiave. In un altro armadio appositamente dedicato e chiuso a chiave, il Gestore dovrà conservare i singoli fascicoli relativi alle segnalazioni pervenute, nonché il registro delle segnalazioni. Si precisa che nel registro e nei singoli fascicoli dovrà essere riportato sempre e solo l’ID alfanumerico assegnato al segnalante, senza che con ciò possa risalire alla sua persona.

Per consentire le segnalazioni in forma orale la Società mette a disposizione dei destinatari della presente procedura il numero di telefono 3515994376. Tale numero di telefono sarà a disposizione esclusivamente del Gestore. La Società non potrà gestire l’utenza telefonica e non potrà richiedere all’Operatore i tabulati telefonici riferiti a tale utenza. Per evitare che vi possano essere commistioni, si precisa che il numero di telefono sarà intestato direttamente al Gestore. Si pone l’obbligo al Gestore di non utilizzare l’utenza per propri scopi personali essendo un’utenza dedicata solamente per la ricezione delle segnalazioni. In particolare, si precisa che sul numero di telefono verrà attivata la segreteria telefonica e il segnalante dovrà lasciare un messaggio vocale che riporti:

Giorno e ora;
Oggetto della segnalazione;
Descrizione e note;
eventuale recapito per poter essere ricontattati e per avere aggiornamenti rispetto allo stato della segnalazione.

Una volta ricevuta la segnalazione il Gestore dovrà salvare su specifico supporto la registrazione ed il supporto dovrà essere in grado di cifrare le informazioni ivi contenute. Contestualmente il Gestore dovrà procedere con la compilazione del registro nel rispetto delle regole previste al punto 5.1.

La fase preliminare dell’istruttoria ha lo scopo di verificare la fondatezza della segnalazione ricevuta. A tal fine il Gestore si riunisce per valutare i contenuti effettuando un primo screening e:

laddove rilevi da subito che la stessa sia palesemente infondata procede all’archiviazione immediata;
laddove la segnalazione non sia ben circostanziata richiede, laddove possibile, ulteriori informazioni al segnalante. Nel caso in cui non sia possibile raccogliere informazioni sufficienti a circostanziare la segnalazione e avviare l’indagine questa viene archiviata;
in caso la segnalazione appaia circostanziata con elementi di fatto precisi e concordanti procede con le fasi dell’istruttoria.

L’istruttoria vere propria, invece, è l’insieme delle attività finalizzate a verificare il contenuto delle segnalazioni pervenute e ad acquisire elementi utili alla successiva fase di valutazione, garantendo la massima riservatezza sull’identità del segnala e sull’oggetto della segnalazione. L’istruttoria ha lo scopo principale di verificare la veridicità delle informazioni sottoposte ad indagine, fornendo una descrizione puntuale dei fatti accertati, attraverso procedure di audit e tecniche investigative obiettive. È compito di tutti cooperare con il soggetto incaricato dell’investigazione nello svolgimento della stessa. Di ogni investigazione, il soggetto incaricato dell’investigazione prepara un report finale contenente almeno:

I fatti accertati;
Le evidenze raccolte;
Le cause e le carenze che hanno permesso il verificarsi della situazione segnalata.

MODALITÀ DEL TRATTAMENTO DEI DATI. CATEGORIE DI SOGGETTI AI QUALI I DATI POSSONO ESSERE COMUNICATI O CHE POSSONO VENIRNE A CONOSCENZA IN QUALITÀ DI RESPONSABILI ESTERNI, DI SOGGETTI AUTORIZZATI E DI TITOLARI AUTONOMI.

È esclusa la profilazione ed i dati non saranno diffusi.

Per quanto concerne i soggetti autorizzati al trattamento deve intendersi il soggetto Gestore della Segnalazione e, se del caso, i suoi collaboratori di volta in volta nominati per la singola segnalazione, i suoi dati potranno essere trattati da questi ultimo per il perseguimento delle finalità sopra indicate; il Responsabile del procedimento disciplinare;
I dati potranno essere trattati, per conto del titolare, da soggetti designati come responsabili del trattamento, fra cui, in particolare, la società di fornire servizi informatici, di sicurezza, ovvero studio professionali genericamente intesi che possono fornire consulenza o assistenza di qualsivoglia genere al Titolare del trattamento;
I dati possono essere comunicati a soggetti operanti in qualità di titolari del trattamento, fra i quali l’Autorità Nazionale Anti Corruzione, l’Autorità Giudiziaria, la Corte dei Conti ed altre eventuali autorità pubbliche coinvolte.

I dati personali non saranno oggetto di trasferimento verso Paesi non appartenenti all’Unione Europea.

Ricordiamo che è Sua facoltà esercitare i diritti stabiliti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento UE 2016/679, che consistono nelle prerogative di seguito elencate:

diritto di ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che La riguarda e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e alle informazioni di cui all’art. 15, sulla finalità del trattamento, sulle categorie di dati personali in questione, sui destinatari a cui i dati sono stati o saranno comunicati; il periodo di conservazione dei dati; diritto di conoscere l'esistenza di un processo decisionale automatizzato;
diritto di ottenere la rettifica dei dati personali inesatti che La riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, ha il diritto di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa;
diritto di ottenere la cancellazione dei dati personali che La riguardano senza ingiustificato ritardo;
diritto di ottenere la limitazione del trattamento dei dati in caso di contestazione della correttezza dei dati, in caso di trattamento illecito, interesse al trattamento per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, opposizione al trattamento in attesa di verifica dell’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato;
essere informato in caso di rettifica o cancellazione dei dati personali o limitazione del trattamento effettuate a norma dell'articolo 16, dell'articolo 17, paragrafo 1, e dell'articolo 18, del Regolamento UE 2016/679, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato;
diritto alla portabilità dei dati personali che la riguardano, se applicabile;
opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Sua situazione particolare, al trattamento di dati personali che La riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere f) o f) compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni
diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo, qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato;

In ogni momento Lei ha diritto di esercitare i diritti di cui sopra inviando una mail al Titolare del Trattamento, con oggetto “RIF. PRIVACY”, all’indirizzo e-mail indicato nel paragrafo 1.